1. Generalidades

La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013, al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la ley 1266 de 2008, las cuales tienen por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información; por tanto, Minerva Medical S.A.S. teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje Minerva Medical S.A.S. El derecho al Habeas Data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.

Por tanto, Minerva Medical S.A.S. acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de Minerva Medical S.A.S. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, Minerva Medical S.A.S. ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la información personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física (facturas), mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen, así como otras comunicaciones enviadas ya sea por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal, o con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

2. Objetivo general

Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma de todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes Minerva Medical S.A.S. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data.

3. Definiciones

Autorización: consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la Empresa lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, incluye archivos físicos o electrónicos.

Clientes: personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, con las cuales Minerva Medical S.A.S. tiene una relación comercial. Comprende las empresas, socios, accionistas, personas, entre otros.

Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato público: es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el titular de estos datos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Reclamo: solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos por la ley.

Términos y condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la Empresa.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. Derechos que tienen frente a la compañía todos los titulares de datos personales

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la Empresa de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual Minerva Medical S.A.S. sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuales se enuncian a continuación:

4.1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a Minerva Medical S.A.S. respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.

4.2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a Minerva Medical S.A.S.

4.3. Derecho a ser informado por Minerva Medical S.A.S. previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

4.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la Empresa.

4.5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que Minerva Medical S.A.S. no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.

4.6. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con Minerva Medical S.A.S., para lo cual la compañía en ayuda de la Gerencia de Operaciones, se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

5. Casos en los cuales Minerva Medical S.A.S. no requiere autorización para el tratamiento de los datos que tenga en su poder

5.1. Cuando la información sea solicitada a la Empresa por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

5.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

5.3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

5.4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

5.5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

6. A quiénes se les puede entregar información por parte de Minerva Medical S.A.S. sin necesidad de contar con autorización de los titulares de los datos

• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a Minerva Medical S.A.S.
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
• A los terceros a los que el titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a Minerva Medical S.A.S.

7. Deberes que tiene Minerva Medical SA.S. respecto a los titulares de los datos

Minerva Medical SA.S. reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

7.1. La Empresa deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.

7.2. La Empresa deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la Empresa deberá diseñar la estrategia a través de la cual, para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios pueden ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través del sitio web de Minerva Medical S.A.S. entre otros.

7.3. La Empresa debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

7.4. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.

7.5. La Empresa debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, en la página web y en sus oficinas a nivel nacional.  

7.6. La Empresa, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al Habeas Data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.

7.7. La Empresa deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

8. Finalidades en la captura, uso y tratamiento de datos personales

Minerva Medical S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, entre otros, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

• Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
• Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
• Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

En relación con lo anterior, Minerva Medical S.A.S. podrá ejecutar las siguientes acciones:

8.1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.

8.2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. 

8.3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.

8.4. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de Habeas Data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.

8.5. Transferir los datos o información parcial o total a empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

9. La autorización

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, Minerva Medical S.A.S. requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

• Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
• Datos recopilados
• Finalidades del tratamiento
• Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos
• Información sobre recolección de datos sensibles

10. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: 1.) Por escrito, 2.) De forma verbal o 3.) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización.

11. Protección datos personales de menores de edad y adolescentes

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Minerva Medical S.A.S. asegura que el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice Minerva Medical S.AS. deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

12. Forma de proceder respecto a las consultas y solicitudes hechas por los titulares de los datos

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la Empresa respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

12.1. Procedimiento para el trámite de reclamos o solicitudes: Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a Minerva Medical S.A.S. por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al Habeas Data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

• La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a Minerva Medical S.A.S., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
• Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, una leyenda que diga «reclamo en trámite» y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El solicitante recibirá una respuesta por parte de Minerva Medical S.A.S. dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
• Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.2. Consultas: La política de manejo de la información personal por parte de Minerva Medical S.A.S. y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma, podrán ser consultados a través de los siguientes medios:

• minervamedical.com.co
• Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: direccionlegal@minervamedical.com.co

Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.3. Responsable del tratamiento: Minerva Medical S.A.S. tiene la calidad de responsable del tratamiento. A través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

Razón social: Minerva Medical S.A.S.

Nit: 800.211.365 – 0

Domicilio principal: Carrera 72 No. 127 C 91 barrio Niza – Bogotá.

Teléfono: (+571) 226 81 11

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es la Dirección de Asuntos Legales y Regulatorios, a través del correo electrónico direccionlegal@minervamedical.com.co

12.4. Encargado del tratamiento: Eventualmente, Minerva Medical S.A.S. podrá tener la calidad de encargado del tratamiento, caso en el cual los datos de identificación y la persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, están descritos en los 2 numerales anteriores.

13. Políticas de seguridad informática

Para Minerva Medical S.A.S. es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Así mismo, se permite informar que la Empresa ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

13.1. Políticas en la infraestructura tecnológica perimetral en la red de datos (Sistema de prevención de intrusos (IPS), Firewalls, correo seguro, control de contenido, control de acceso a la red NAS y antivirus).

13.2. Políticas en la infraestructura tecnológica y políticas de control de acceso a la información, aplicaciones y bases de datos (Plataforma MS directorio activo).

13.3. Políticas de implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas críticas ante desastres (DRP Disaster Recovery Plan).

13.4. Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de malware, mitigando el riesgo por medio de la actualización de paquetes de Windows.

13.5. Políticas de implementación tecnológica que impide la utilización de dispositivos USB de almacenamiento no autorizados y el bloqueo de páginas web que no se requieren para el desarrollo del objeto social.

13.6. Uso de diferentes ambientes en las plataformas críticas, para que desarrolladores y consultores puedan trabajar sin problema (DEV desarrollo, QA calidad y PDN Productivo).

13.7. Políticas de implementación tecnológica que respaldan la información contenida en las distintas plataformas.

13.8. Política escrita sobre seguridad de la información y uso de las herramientas de información.

13.10. Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.

13.11. Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados.

13.12. Procedimientos de autocontrol y respuesta a auditoría interna y externa.

13.13. En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información del cliente, se incluye el párrafo de Habeas Data, con sus respectivas implicaciones.

Minerva Medical S.A.S. garantiza que da cumplimiento a la protección de los datos personales suministrados por sus clientes en virtud de lo dispuesto en la normatividad regulatoria del derecho al Habeas Data, para lo cual se permite informar:

• Que el derecho de habeas data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Que el cliente, como titular de la información, podrá acceder a sus datos en cualquier momento, por lo cual podrá modificarlos, corregirlos, actualizarlos, revocar y solicitar prueba de la autorización dada si así lo considera, a través de este medio o a través del Director de Asuntos Legales y Regulatorios, en las oficinas en Bogotá.
• Que el cliente, como titular de la información, tiene la facultad o no de informar aquellos datos que libremente disponga y de elevar solicitudes respecto al uso que se la haya dado a sus datos.
• Que, para el ejercicio pleno y efectivo de este derecho por parte de todos sus clientes, Minerva Medical S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán presentar sus solicitudes y/o quejas y/o reclamos:

direccionlegal@minervamedical.com.co

Teléfono en Bogotá: (+571) 226 81 11

Dirección en Bogotá: Carrera 72 No. 127 C 91

 Vigencia: La presente política para el manejo de información y datos personales en Minerva Medical S.A.S. rige a partir del 23 de octubre de 2017.

Periodo de vigencia de las bases de datos: Indefinida o hasta que el titular de la información solicite la supresión de la información.

Carlos Alberto Lema Villegas
Director General